Việc trình bày các yêu cầu ở một cách lý tưởng là rất khó. Người dùng khó hình dung được hết những thông tin nào là cần thiết cho các nhà phát triển, và hai bên có thể không thực sự hiểu các cách diễn đạt của nhau. Thông thường, người ta thuê người dùng chuyên gia (expert user) làm cầu nối giữa người dùng và các nhà phát triển. Những người dùng chuyên gia này có thể biểu đạt các yêu cầu chức năng sao cho chúng có thể dễ chuyển thành một tính năng thiết kế của hệ thống, trong khi người dùng cuối (end user) vẫn hiểu được.

Các yêu cầu tốt

Theo lý thuyết, các yêu cầu tốt nên có các tính chất sau:

• Cần thiết – Cái cần phải nhắc đến nếu không hệ thống sẽ thiếu một phần tử quan trọng mà không một thành phần nào khác của hệ thống có thể bù lại được.
• Không mù mờ đa nghĩa – Chỉ có một cách hiểu
• Ngắn gọn súc tích – Được diễn đạt bằng ngôn ngữ mô tả ngắn gọn và dễ hiểu, trong khi vẫn truyền đạt được nội dung cốt yếu của yêu cầu
• Nhất quán – Không mâu thuẫn với một yêu cầu khác; các yêu cầu sử dụng cùng hệ thống ngôn ngữ và thuật ngữ cho các khái niệm.
• Hoàn chỉnh – Các nội dung được trình bày đầy đủ tại chỗ để người đọc không phải xem thêm tài liệu khác để có thể hiểu được nội dung của yêu cầu.
• Đạt được – Một khối lượng thực tiễn có thể được thực hiện trong lượng tiền/tài nguyên/thời gian có được
• Kiểm thử được – Phải có khả năng xác định xem yêu cầu đã được thỏa mãn hay chưa bằng một trong 4 phương pháp duyệt (inspection), phân tích, trình diễn, hoặc kiểm thử (test).

Khả năng kiểm thử

Hầu hết các yêu cầu cần có khả năng kiểm thử được. Nếu không, phải sử dụng một phương pháp kiểm định khác (ví dụ phân tích, duyệt lại thiết kế). Các yêu cầu kiểm thử được là một thành phần quan trọng của việc kiểm định (validation).

Một số yêu cầu không thể kiểm thử được do chính cấu trúc của nó. Trong đó có các yêu cầu nói rằng hệ thống cần luôn luôn hay không bao giờ thể hiện một tính chất nào đó. Việc kiểm thử thích đáng cho các yêu cầu này sẽ cần đến một chu trình kiểm thử vô hạn. Những yêu cầu như vậy cần được viết lại để nói về một khoảng thời gian có tính thực tế hơn.

Các yêu cầu phi chức năng không kiểm thử được có thể vẫn được giữ để làm tài liệu về chủ ý của khách hàng; tuy nhiên, chúng thường dẫn đến các yêu cầu quy trình mà chúng được xác định là một phương pháp thực tiễn cho việc thỏa mãn yêu cầu ban đầu.Ví dụ, một yêu cầu phi chức năng rằng không được có các backdoor có thể được thỏa mãn bằng cách thay nó bằng một yêu cầu quy trình rằng cần sử dụng phương pháp lập trình đôi (pair programming).

Phân tích yêu cầu

Các yêu cầu rất dễ có các vấn đề về mù mờ đa nghĩa, không hoàn chỉnh, và không nhất quán. Các kĩ thuật chẳng hạn như thẩm tra chính xác (rigorous inspection) đã cho thấy ích lợi trong khi giải quyết các vấn đề này. Các rắc rối về mù mờ đa nghĩa, không hoàn chỉnh, và không nhất quán nếu có thể giải quyết được ngay tại pha yêu cầu thường gây chi phí nhỏ hơn nhiều so với khi chính các rắc rối này chỉ được phát hiện tại các giai đoạn sau của quá trình phát triển sản phẩm. Việc phân tích yêu cầu là để giải quyết các vấn đề này.

Có một sự trả giá cần cân nhắc giữa các yêu cầu quá lờ mờ và các yêu cầu chi tiết đến mức chúng

1. tốn nhiều thời gian để tạo ra
2. bắt đầu hạn chế các lựa chọn có thể đối với việc tạo sản phẩm
3. tốn chi phí cao để tạo ra

Viết yêu cầu

Các yêu cầu thường được viết sao cho chúng hướng dẫn sự tạo ra/sửa đổi một hệ thống theo các quy tắc doanh nghiệp (business rules) phù hợp với miền ứng dụng của hệ thống. Hình thức tổng quát của một yêu cầu có dạng "ai cần làm gì". Ví dụ: "người ký hợp đồng cần giao sản phẩm không muộn hơn ngày xyz".

Các thay đổi đối với các yêu cầu

Theo thời gian, các yêu cầu có thể thay đổi. Trong trường hợp này, một khi đã được xác định và thông qua, các yêu cầu cần được đưa vào quy trình kiểm soát thay đổi (change control). Với nhiều dự án, một số yêu cầu được thay đổi trước khi hệ thống được hoàn thiện. Đặc tính này của các yêu cầu đã dẫn đến các nghiên cứu và thực hành về quản lý yêu cầu (requirements management).